Cos’è un ERP? Quali sono i vantaggi? Come sceglierlo?
Proviamo a dare qualche risposta. In questo articolo cercheremo di capire a cosa serve questo software e perché può essere utile alla vostra azienda. Ci concentreremo poi sugli aspetti chiave da tenere in considerazione per scegliere quello più adatto alle vostre esigenze.
Cos’è un ERP?
Con ERP facciamo riferimento ad un sistema di software utile per varie attività di gestione aziendale.
Alla base del suo funzionamento c’è un sistema di dati centralizzato. Nello specifico, gli ERP fanno affidamento ad un’architettura client-server in cui le informazioni confluiscono su un unico server. Di conseguenza, tutti i dati dell’azienda, anche provenienti da aree diverse, sono accessibili tramite un unico database condiviso.
L’implementazione di un ERP ha un impatto positivo su vari processi aziendali. Tra questi l’amministrazione, la gestione del personale, la logistica, l’approvvigionamento, le vendite…
Perché implementare un ERP?
Adesso che abbiamo capito cos’è un ERP, cerchiamo di capire quali vantaggi comporta. Come anticipavamo prima, lo scopo principale dell’ERP è di semplificare i processi manageriali e gestionali. Questo è possibile innanzitutto grazie all’unicità del dato. Infatti, in caso di informazione errata la correzione sarà più rapida e si eviteranno discrepanze.
Tramite l’elaborazione e la condivisione delle informazioni, l’ERP evita che il dato venga perso o duplicato, costituendo così una fonte affidabile di dati.
In particolare, questo software offre una visione d’insieme e un controllo costante dell’informazione.
Permette così una serie di valutazioni:
Si possono analizzare eventuali carenze o problematiche legate ai flussi di lavoro, così da poter intervenire per aumentarne l’efficacia.
Permette di individuare nuove opportunità di crescita.
È possibile valutare il personale con più precisione, sulla base di risultati specifici e misurabili.
Consente l’analisi dei processi produttivi e logistici e una conseguente ottimizzazione di tempi e costi. Infine, a fronte della disponibilità di informazioni risulta più facile per i manager pianificare le attività aziendali.
Come sceglierlo? Otto passi per prendere la decisione giusta
Ci sono molti aspetti da prendere in considerazione, li abbiamo riassunti in otto elementi chiave su cui è importante riflettere.
È difficile identificare delle caratteristiche universali di un ERP che siano adatte a tutti. Una piccola o media impresa non può avere le stesse esigenze di una multinazionale. Infatti, alla base della scelta dell’ERP troviamo proprio la capacità del software di adattarsi alla realtà aziendale e di andare incontro alle singole necessità.
La centralizzazione dei processi. Come anticipato nei paragrafi precedenti uno dei punti di forza principali di un ERP è proprio la raccolta dei dati in un unico data base. Per beneficiare al massimo delle funzionalità di questo strumento è quindi preferibile evitare i software a dipartimento. Questi ultimi generano una frammentazione delle informazioni che si riflette negativamente sulla gestione dei processi.
La presenza dello strumento EDI (Electronic Data Interchange): un ERP che integri questa funzionalità permette una gestione corretta e semplificata degli scambi di documentazione tra imprese. Questa tecnologia consente il monitoraggio e la regolarizzazione degli scambi di informazioni e una conseguente semplificazione delle relazioni dell’azienda.
L’esperienza del fornitore: può essere utile informarsi sui clienti abituali del vostro partner tecnologico. Capire se ha collaborato con clienti simili a voi e quali soluzioni ha progettato fino ad ora può dare un’idea di quale partner può offrirvi un servizio migliore.
Sicurezza: un altro aspetto cruciale. È essenziale informarsi sulla gestione della sicurezza dei dati, in particolare accertarsi della conformità alle linee guida GDPR.
Compatibilità: per essere accessibile ai vari utenti, l’ERP deve essere funzionante su vari sistemi operativi e compatibile con più device in modo tale che sia utilizzabile da tutti.
Con compatibilità si fa anche riferimento alla possibilità di integrazione con altri software. Infatti, può risultare utile l’integrazione con un CRM (per la gestione delle relazioni aziendali) o con un software di workflow per l’organizzazione dei flussi operativi. In questo modo si potrà monitorare le varie operazioni (scadenze, responsabilità, percentuale di completamento…).
Cloud: ci stiamo rendendo sempre più conto di quanto il Cloud Computing stia prendendo piede. Questo perché comporta notevoli benefici e l’Enterprise Resource Planning ne è un ulteriore esempio. Infatti, un software ERP basato sul cloud permetterà degli aggiornamenti più veloci, l’acquisizione di nuove funzionalità in modo più semplice, una maggiore precisione e integrazione dei dati e un risparmio dal punto di vista della manutenzione (che non sarà più necessaria per il sistema hardware).
Facilità di utilizzo: un aspetto non proprio banale. Lo scopo dell’ERP è quello di semplificare il lavoro, non di complicarlo. Essendo una tecnologia a disposizione dei dipendenti, il software dovrà essere il più semplice possibile e far sì che il personale non perda troppo tempo per imparare ad utilizzarlo.
Conclusioni
Le caratteristiche da tenere in considerazione sono molteplici. Sicuramente è importante approfondire il tema, capire bene cos’è un ERP e il suo funzionamento, così da poter prendere una decisione ponderata in base alle esigenze dell’azienda. Ciononostante, è importante ricordare che non esiste un unico ERP in grado di soddisfare le esigenze di tutti. Informarsi, porre le giuste domande al partner tecnologico e mettere a fuoco le proprie necessità risulta essere l’unico modo per prendere la decisione giusta.
